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L'interface de l'application est divisée en onglets représentants diffèrentes perspectives. En fonction de vos droits vous aurez accès à certaines perspectives. Certaines perspectives sont contextuelles à une base de documents, vous pourrez donc y avoir accès pour une base mais pas pour une autre. Vous pouvez changez de base un en sélectionnant une dans la liste des bases (en haut à gauche), les bases qui apparaissent sont celles pour lesquelles vous avez un rôle.

Cette perspective est visible pour les administrateurs de l'application, elle sert à modifier les bases de documents, les utilisateurs, et à donner des droits d'administration de base à certains utilisateurs.

Avant toute chose un administrateur doit créer une ou des bases de documents. Il est préférable de prendre un peu de temps pour créer les bases car elle définiront la structure globale de vos données. Une base de documents est totalement indépendante d'une autre, c'est à dire que les lieux, les personnes définies dans une base, ne seront pas visible dans une autre.

Un bon choix est de définir une base par grand thème, un base pour vos photos de famille, un base pour vos photos d'amis, un base pour vos photos de voyages (si vous voyagez beaucoup vous pouvez créer une base par continent).

Cette perspective est visible pour les utilisateurs qui peuvent administrer la base courante. Elle permet de donner des rôles aux utilisateurs pour cette base, c'est à dire de déterminer qui peut modifier la base, et qui peut la consulter, ainsi que de modifier les recherches sauvegardées.

Cette perspective permet de créer et modifier le contenu de la base de documents, elle est accessible utilisateurs ayant le rôle d'auteur pour la base.

Avant d'ajouter des documents à la base, il est important de bien définir les entités qui vont caractériser ces documents. Car il est plus aisé d'ajouter des documents bien définis que des les modifier un par un après coup.

Lieux Les lieux représentent des lieux géographiques, ils sont utilisés pour localiser les documents pour que vous puissiez trouver rapidement toutes les photos que vous avez pris à Paris par example, et pour afficher une carte contenant des marqueurs représentants les documents, pour que vous puissez voir une carte contenant toutes les photos prises lors de votre voyage en Patagonie.

Les processus de définition des lieux est relativement pénible, mais quand il est terminé vous pouvez facilement localiser vos documents.

Les lieux forment un arbre hiérarchique, par exemple si vous avez voyagé en Afrique et avez crée une base de documents pour les photos prises en Afrique vous pouvez modifier le lieu racine par défaut qui représente la terre en Afrique puis créer des lieux fils comme la zone saharienne, l'afrique du sud... Vous pouvez être aussi précis que vous les souhaitez, cela prendra plus de temps, mais l'affichage dans une carte sera plus intéressant, et la recherche plus fine. Par example si vous créez juste un lieu Afrique et ajouter toutes vos photos de baroudeur(euse) à cet endroit, tous les documents apparaîtront aux centre du continent, si vous avez été plus précis ils apparaîtront à Dakar ou Nairobi.

Pour créer un lieu vous devez entrer son nom, et optionnellement des coordonnées (utilisées pour les cartes), ces coordonnées sont la latitude et la longitude du point sud-ouest de ce lieu et la latitude et la longitude du point nord-est de ce lieu. Pour obtenir les coordonnés d'un lieu donné vous pouvez cliquer sur l'icône représentant une calculatrice et entrer une adresse et vous obtiendrez des coordonnés correspondant à cette adresse (dépendant du pays). Un autre manière de faire et d'utiliser google maps, il faut naviguer jusqu'au point dont on souhaite obtenir les coordonnées, puis double cliquer sur ce point, la carte va alors se centrer autour de ce point, cliquer sur "Obtenir l’URL de cette page" en haut à droite et dans l'adresse de la page vous trouverez quelque chose qui ressemble à ll=45.890008,-94.306641, vous avez la latitude et la longitude de votre point. Cela semble très pénible mais avec l'habitude cela va bien, et cela permet de "prévisualiser" votre lieu.

Evénements Un évenement peut être un voyage, un anniversaire, il est caractérisé par un nom, une date de début, une date de fin, et un lieu. Cela vous permettra de retrouver facilemement toutes les photos de votre noël 2006.

Personnes Ce sont les personnes qui vont pouvoir être utilisées pour caractériser une document (personnes qui apparaissent sur une photo, personnages d'une histoire), ou qui ont créees ce document (photographe, écrivain).

Il est souvent souhaitable d'ajouter une personne "inconnue" qui correspondra aux pauvres âmes dont vous avez oublié le nom.

Mots clefs Un mot clef permet de "tagger" un document arbitrairement, par example vous pouvez appliquer le mot clef "marrant" à tous les documents qui vous font bien rire.

Ajouter des documents Enfin ! Vous pouvez ajouter des documents à la base.

Pour ajouter des documents, vous pouvez choisir une fichier sur votre disque dur, et l'ajouter. Ou quand vous avez un certain nombre de documents à ajouter, vous pouvez choisir un fichier zip qui les contient et à ce moment là vous ajouterez tous les documents contenus dans ce fichier d'un coup. D'une manière ou d'une autre vous serez redirigés sur une page vous permettant de caractériser votre document, et voila.

Cette perspective permet de visualiser tous les documents d'une base, de les rechercher en fonction de tous leurs attributs, de sauvegarder vos recherches (vous obtiendrez alors des collections virtuelles de document), de parcourir les lieux pour consulter une carte contenant vos documents, d'envoyer les documents par e-mail, et dans un futur proche de les imprimer.